Statutes

Belgian Anesthesia Trainees (B.A.T.) VZW

1. Benaming, doel, zetel 

Artikel 1 – De vereniging draagt de naam ‘Belgian Anesthesia Trainees’ vzw, afgekort B.A.T., en is opgericht voor onbepaalde duur.

Artikel 2 – De maatschappelijke zetel van de vereniging is gevestigd op het domicilieadres van de op dat moment in functie zijnde voorzitter. Het adres van de maatschappelijke zetel wordt gepubliceerd op de officiële website van de vereniging en aangepast telkens wanneer een wijziging van het voorzitterschap plaatsvindt. Deze wijziging vereist geen statutenwijziging, mits de zetel zich op Belgisch grondgebied blijft bevinden.

Artikel 3 – De vereniging heeft als doel om de artsen-specialisten in opleiding in de anesthesie-reanimatie in het kader van een in België goedgekeurd stageplan:

• zo goed mogelijk te begeleiden in hun opleiding,

• een centraal aanspreekpunt te bieden,

• een kwaliteitsvolle opleiding te garanderen en deze kwaliteit te bewaken,

• te vertegenwoordigen binnen de verschillende relevante verenigingen, zowel nationaal als internationaal,

• van extra opleiding te voorzien, hoofdzakelijk door middel van een wetenschappelijk congres,

• met elkaar, met de verschillende stagemeesters en met de verschillende universiteiten in contact brengen om uitwisseling van ideeën en stageplaatsen en wetenschappelijk onderzoek te faciliteren.

Om dit maatschappelijk doel te verwezenlijken, zal een visietekst opgemaakt en verspreid worden op de officiële website en, zo nodig, bij voorkeur jaarlijks, geactualiseerd worden.

Daarnaast kan de vereniging alle activiteiten ontplooien die bijdragen tot de verwezenlijking van deze doelstellingen, met inbegrip van winstgevende activiteiten binnen de grenzen van wat wettelijk is toegelaten en waarvan de opbrengsten volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van de niet-winstgevende doelstellingen.

2. Leden

Artikel 4 – De vereniging bestaat uit effectieve leden en toegetreden leden. Het aantal leden is onbeperkt. Alleen de effectieve leden hebben stemrecht in de algemene vergadering. De toegetreden leden kunnen de algemene vergadering bijwonen, maar hebben geen stemrecht.

Artikel 5 – Effectieve leden

De effectieve leden moeten aan volgende voorwaarden voldoen:

1. titularis zijn van een wettelijk artsendiploma, ingeschreven zijn op de lijst van de Orde van Artsen en gemachtigd zijn de geneeskunde uit te oefenen,

2. in het kader van een erkend stageplan in opleiding zijn als arts-specialist in de anesthesie-reanimatie, of maximaal 2 jaar erkend zijn als arts-specialist in de anesthesist-reanimatie.

Artikel 6 – Toegetreden leden

Kunnen als toegetreden lid worden aanvaard:

1. studenten geneeskunde tijdens het derde masterjaar die hun interesse voor de anesthesie kenbaar hebben gemaakt bij de secretaris van de vereniging.

2. artsen-specialisten in opleiding, niet in de opleiding anesthesie-reanimatie (o.a. urgentiegeneeskunde, cardiologie, ...).

Artikel 7 – Aansluiting als lid

Allen die aan de bovengenoemde voorwaarden voldoen, kunnen zich vrijwillig als lid aansluiten bij de Belgische Anesthesie Trainees (B.A.T.) door het opgeven van hun e-mailadres via het daartoe voorziene inschrijvingsformulier op de officiële website of via de beschikbare QR-code. Bij de aanvang van lidmaatschap wordt een e-mailadres meegedeeld langs waar alle communicatie naar het lid rechtsgeldig kan verstuurd worden. Dit e-mailadres blijft geldig totdat het lid een nieuw e-mailadres bezorgt aan de secretaris van de vereniging.

In het kader van de GDPR geeft het lid uitdrukkelijk zijn akkoord om dit e-mailadres te gebruiken in alle communicatie met betrekking tot de vereniging. Het lid aanvaardt dat dit e-mailadres eveneens ter beschikking gesteld wordt van derden voor zover dit nuttig is voor de belangenverdediging van de leden.

Artikel 8 – Ledenbijdrage

Het bedrag van de jaarlijkse bijdrage wordt bepaald door de algemene vergadering. Het maximum van deze bijdrage is vastgesteld op € 250 en het minimum op € 0.

Artikel 9 – Beëindiging lidmaatschap

Een lid kan te allen tijde zijn ontslag indienen bij de vereniging. Het ontslag wordt schriftelijk meegedeeld per e-mail aan de secretaris van de vereniging. Indien het lidmaatschap op het moment van ontslag aanleiding geeft tot een verschuldigd lidgeld voor het lopende werkingsjaar, en dit nog niet was voldaan, blijft het lid gehouden dit alsnog te betalen.

Artikel 10 – Het verlies van de noodzakelijke voorwaarde om lid te worden, brengt van rechtswege het verlies van lidmaatschap met zich mee.

Leden die hun lidgeld niet betalen, worden van rechtswege als ontslagnemend beschouwd.

Artikel 11 – Indien een lid handelt in strijd met de statuten, het huishoudelijk reglement, of de doelstellingen van de vereniging, kan het lidmaatschap worden beëindigd.
Een voorstel tot uitsluiting kan worden ingediend door de raad van bestuur of op verzoek van minstens één vijfde van de effectieve leden.

Het voorstel of verzoek tot uitsluiting moet ten minste zeven kalenderdagen vóór de daaropvolgende vergadering schriftelijk aan de voorzitter worden meegedeeld. Wordt deze termijn niet gerespecteerd, dan wordt het voorstel behandeld op de eerstvolgende vergadering.

De beslissing tot uitsluiting wordt genomen op een bijzondere vergadering waarop minstens twee derde van de leden van het huidige bestuursorgaan aanwezig of rechtsgeldig vertegenwoordigd is. De uitsluiting vereist een tweederdemeerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuursleden.

3. Algemene vergadering

Artikel 12 – De algemene vergadering bestaat uit alle effectieve leden, die stemrecht hebben. De toegetreden leden kunnen de algemene vergadering bijwonen, maar hebben geen stemrecht.

De algemene vergadering heeft de bevoegdheden die uitdrukkelijk worden toegekend door de toepasselijke wettelijke of statutaire bepalingen:

• wijziging van de statuten;

• benoeming en afzetting van bestuurders;

• benoeming en afzetting van effectieve leden;

• benoeming en afzetting van toegetreden leden;

• kwijting aan bestuurders en commissarissen;

• goedkeuring van de begroting en van de rekening;

• ontbinding van de vereniging;

• omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk;

Artikel. 13 – De algemene statutaire vergadering komt jaarlijks op uitnodiging van de voorzitter of, als deze verhinderd is, op uitnodiging van de ondervoorzitter of de secretaris. De uitnodiging, die minstens 15 kalenderdagen voor de algemene vergadering verstuurd wordt, vermeldt de datum en locatie van deze vergadering. De uitnodiging wordt verzonden per gewone e-mail en via een gangbaar elektronisch communicatiekanaal voor directe berichtenuitwisseling, waarmee de vereniging doorgaans met haar leden communiceert.

Artikel 14 – Een buitengewone algemene vergadering kan steeds samengeroepen worden, hetzij op initiatief van de raad van bestuur, hetzij op aanvraag van één vijfde van de leden die in orde zijn met de betaling van het lidgeld. In dit geval moet de bijzondere algemene vergadering bijeengeroepen worden binnen de 6 weken volgend op het indienen van een geldige aanvraag.

Artikel 15 – De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter of, in geval van afwezigheid, door de ondervoorzitter, de secretaris of het oudste aanwezige lid van de raad van bestuur.

Artikel 16 – De vergadering is geldig samengesteld, indien minstens twee derde van de leden van het bestuursorgaan aanwezig of geldig vertegenwoordigd is via volmacht. Indien dit quorum niet wordt bereikt, wordt een nieuwe algemene vergadering bijeengeroepen met dezelfde dagorde. Deze nieuwe algemene vergadering kan slechts plaatsvinden na verloop van 15 kalenderdagen. De oproep voor deze nieuwe algemene vergadering moet verzonden worden binnen de 2 kalenderdagen volgend op de eerste algemene vergadering. Deze algemene vergadering kan rechtsgeldig beslissen ongeacht het aantal aanwezige en vertegenwoordigde leden.

Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Voor de wijziging van de statuten, de uitsluiting van een lid en de ontbinding van de vereniging gelden de wettelijke bepalingen van toepassing op de vzw’s.

Artikel 17 – Elk effectief lid mag zich op de algemene vergadering door een ander effectief lid laten vertegenwoordigen bij schriftelijke volmacht. Elk lid mag slechts twee volmachten dragen.

Artikel 18 – De besluiten van de algemene vergadering worden samen met de notulen van de raad van bestuur neergeschreven in een verslag, dat minstens online ter beschikking wordt gesteld van alle leden. Dit verslag wordt goedgekeurd op de volgende vergadering.

4. Raad van bestuur

Artikel 19 – De raad van bestuur is samengesteld uit minimaal zes tot maximaal veertien leden verkozen door de algemene vergadering voor een hernieuwbare termijn van twee jaar. In uitzonderlijke gevallen kan een bestuursmandaat worden toegekend voor een termijn van één jaar, wanneer dit organisatorisch wenselijk of praktisch aangewezen is. 

Indien voor een welbepaalde bestuursfunctie slechts één kandidaat zich verkiesbaar stelt, wordt deze kandidaat geacht verkozen te zijn zonder noodzaak aan stemming. Indien meerdere kandidaten zich kandidaat stellen voor eenzelfde functie binnen het bestuursorgaan, verloopt de verkiezing voor deze functie uitsluitend via een elektronische stemprocedure, met het oog op een zo ruim mogelijke participatie van de leden. Deze regeling geldt voor elke functie binnen het bestuursorgaan. 

De periode waarbinnen de stem mag worden uitgebracht voor deze elektronische procedure moet minstens twee weken bedragen. De nodige maatregelen worden genomen om de anonimiteit van de stemming te waarborgen. Voorzitter en ondervoorzitter zijn bij voorkeur van een andere taalrol.

Bij overlijden, ontslag of afzetting van een bestuurder wordt een vervanger verkozen door de volgende algemene vergadering. De vervanger beëindigt het mandaat van degene die hij vervangt.

Een effectief lid kan zich kandidaat stellen voor meerdere functies met dien verstande dat, zodra hij verkozen is in een functie, de overige kandidaatstellingen automatisch vervallen. De raad van bestuur kan, voor zover de goede werking van de vereniging dit vereist, nog andere specifieke functies toekennen binnen het bestuur. De leden die geen specifieke functie uitoefenen, dragen de titel van raadgever.

De functies van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester kunnen niet gecumuleerd worden.

De leden van de raad van bestuur van wie het mandaat afloopt, kunnen zich herkiesbaar stellen voor een nieuw mandaat.

Enkel de effectieve leden artsen-specialisten in opleiding in de anesthesie-reanimatie kunnen zich kandidaat stellen voor een functie in de raad van bestuur. Indien een lid van de raad van bestuur tijdens zijn mandaat erkend wordt als arts-specialist in de anesthesie-reanimatie mag men evenwel het mandaat verder uitoefenen.

Teneinde een evenwichtige vertegenwoordiging van alle Belgische universiteiten in de raad van bestuur te verkrijgen, wordt bij de verkiezing van de leden van de raad van bestuur, voor zover het aantal ontvangen kandidaturen dit mogelijk maakt, ernaar gestreefd om maximaal twee leden te hebben per universiteit waar de assistent aanvaard werd voor een opleiding in de anesthesie-reanimatie.

De raad van bestuur moet minstens één lid minder tellen dan het aantal effectieve leden van de vereniging.

Het mandaat van bestuur wordt niet bezoldigd.

Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 oktober t.e.m. 30 september van elk kalenderjaar.

Jaarlijks worden in de maand augustus de openstaande functies aan de leden meegedeeld, met als doel om tijdens de volgende algemene vergadering in september een stemming te organiseren, zodat het nieuwe bestuursorgaan vanaf oktober zijn werkzaamheden kan aanvatten. De oproep tot kandidaturen vermeldt de uiterste datum waarop de kandidaturen moeten worden ingediend bij de voorzitter of bij het lid van de raad van bestuur dat daartoe werd aangewezen. 

Artikel 20 – De raad van bestuur kan ad-hoc bijkomende functies creëren en toekennen. Deze functies worden opgesomd in het huishoudelijk reglement. Deze ad-hoc functies kunnen toegekend worden onder de leden van de raad van bestuur.

De raad van bestuur kan eveneens bijzondere opdrachten toevertrouwen aan geïnteresseerde effectieve leden. Zij worden uitgenodigd om deel te nemen aan de voor hen relevante vergadering van de raad van bestuur teneinde verslag uit te brengen van hun opdracht. Zij beschikken evenwel niet over stemrecht binnen de raad van bestuur. De raad van bestuur kan op om het even welk moment een einde maken aan deze specifieke opdrachten. Deze specifieke opdrachten moeten na iedere gewone vergadering worden bevestigd.

In het algemeen kan de raad van bestuur eveneens iedereen die nodig of nuttig beschouwd wordt voor de goede werking van de vereniging op permanente basis of punctueel uitnodigen.

Op de website van de vereniging worden de namen en functies vermeld van alle leden van de raad van bestuur alsook de namen van de leden die een specifiek mandaat vervullen binnen de raad van bestuur.

Artikel 21 – Omschrijving van de functies

De voorzitter waakt over, en verzekert de uitvoering van de statuten en het eventuele algemeen reglement. Hij leidt de vergaderingen en onderneemt alle nodige stappen voor de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur. Samen met de secretaris tekent hij alle akten, besluiten of verslagen en vertegenwoordigt de vereniging in al haar contacten met publieke gezagsdragers en derden.

Behoudens in de gevallen dat de algemene vergadering daartoe een andere persoon heeft aangesteld, voert hij elke beslissing genomen door de raad van bestuur uit om op te treden in rechte, zij het als eiser, zij het als verweerder.

De ondervoorzitter staat de voorzitter bij in zijn taak. Hij vervangt, indien nodig, de voorzitter, die hem tijdelijk zijn bevoegdheden kan overdragen.

De secretaris wordt belast met de verslaglegging van de vereniging. Hij stelt de verslagen op van de raad van bestuur en van de algemene vergadering. Hij houdt de lijst bij van de leden van de vereniging en legt aan de raad van bestuur de aanvragen tot toetreding voor. Hij is de archiefbewaarder voor de vereniging.

Ten opzichte van derden is de vereniging slechts gebonden door de gezamenlijke handtekening van voorzitter en secretaris. Deze kunnen nochtans steeds hun volmacht uitdrukkelijk toekennen aan een ander lid van de raad van bestuur.

De penningmeester is de bewaarder van de goederen van de vereniging, waarvan hij de inventaris opstelt en bewaart. Hij is verantwoordelijk voor de financiële tegoeden van de vereniging en de waardepapieren die hem zijn toevertrouwd.

Hij schrijft in de boekhouding de ontvangst in van de lidgelden, en andere bedragen aan de vereniging verschuldigd of door haar te innen, en levert hiervoor een ontvangstbewijs af.

De penningmeester heeft tot taak de jaarrekeningen op te maken en het budget voor te stellen voor het volgende werkingsjaar. De penningmeester krijgt handtekeningbevoegdheid over de bankrekening van de vereniging. Voor betalingen tot € 1.000 volstaat de handtekening van de penningmeester. Boven dit bedrag zijn zowel de handtekening van de voorzitter of ondervoorzitter als van de penningmeester nodig. De nodige instructies zullen daartoe gegeven worden aan de bank.

De penningmeester is verplicht om op elke algemene vergadering een gedetailleerd financieel verslag voor te leggen aan de leden, waarin alle inkomsten, uitgaven en het huidige saldo transparant worden weergegeven. Zowel de voorzitter als de penningmeester dienen te allen tijde inzage te hebben in alle banktransacties en rekeningen van de vereniging, teneinde de financiële transparantie en controle te waarborgen.

De webmaster is verantwoordelijk voor het beheer, de veiligheid en de actualisatie van de officiële website van de vereniging. Hij zorgt ervoor dat alle informatie correct, up-to-date en toegankelijk is voor leden en bezoekers. De webmaster werkt nauw samen met de secretaris en het bestuur om inhoudelijke wijzigingen tijdig door te voeren en technische problemen snel op te lossen.

De social media manager beheert de officiële socialmediakanalen van de vereniging en is verantwoordelijk voor het creëren, publiceren en monitoren van content die de zichtbaarheid en het engagement van de B.A.T. vergroot. Hij bewaakt de huisstijl en de toon van communicatie, en werkt samen met het bestuur om belangrijke aankondigingen, evenementen en nieuws effectief te verspreiden onder leden en de bredere doelgroep.

Artikel 22 – De raad van bestuur beschikt over alle bevoegdheden die niet uitdrukkelijk door de wet of de statuten aan een ander orgaan van de vereniging zijn toegekend. Binnen deze grenzen kan de raad van bestuur bepaalde bevoegdheden ook aan derden delegeren.

De raad van bestuur is onder meer bevoegd voor het aannemen en ontslaan van personeel, het opstellen van de nodige interne reglementen, het aannemen van giften, het aangaan van hypothecaire leningen, het uitgeven van obligaties en het instellen van rechtsvorderingen.

Voor deze beslissingen is een meerderheid van tweederde van de raad van bestuur vereist. Bovendien dienen deze beslissingen steeds in overleg met zowel de penningmeester als de voorzitter genomen te worden.

Artikel 23 – De raad van bestuur kan het dagelijks bestuur van de vereniging overdragen aan een van zijn leden of aan een derde en diens bevoegdheden bepalen.

Artikel 24 – Tegenover leden en derden wordt de vereniging rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gezamenlijke handtekening van twee gemandateerde bestuurders.

Artikel 25 – De raad van bestuur komt bij voorkeur minstens 4 maal per jaar samen. De raad van bestuur kan echter bijeengeroepen worden telkens het belang van de vereniging dit vereist, op uitnodiging van de voorzitter, ondervoorzitter of secretaris. De uitnodiging wordt verstuurd per gewone e-mail of via een gangbaar elektronisch communicatiekanaal voor directe berichtenuitwisseling, waarmee de vereniging doorgaans met haar bestuursleden communiceert. Ze vermeldt de datum, plaats en agenda van de raad van bestuur. Behoudens aangetoonde hoogdringendheid worden de uitnodigingen minstens 8 dagen vóór de raad van bestuur verstuurd. De raad van bestuur kan voor de organisatie van zijn vergaderingen beroep doen op alle technische mogelijkheden, zoals teleconferentie. Jaarlijks moet minstens één van deze vergaderingen plaatsvinden zonder een beroep te doen op deze technische mogelijkheden.

Om een probleem of een dossier van bijzondere aard toe te lichten, kunnen andere leden of niet-leden van de vereniging met het oog op advies uitgenodigd worden op de vergadering.

Artikel 26 – De raad van bestuur kan slechts beslissingen nemen wanneer de helft van de bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is. De beslissingen worden genomen door een tweederde meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuursleden. Elk bestuurslid kan zich bij volmacht laten vertegenwoordigen door een ander bestuurslid. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Men kan slechts houder zijn van één volmacht.

Artikel 27 – de notulen van de algemene vergadering worden schriftelijk opgenomen in een verslag en  online ter beschikking wordt gesteld van alle leden. De ontwerpen van verslagen worden goedgekeurd ter gelegenheid van de volgende vergadering. 

Artikel 28 – De aansprakelijkheid van de bestuurders wordt geregeld overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen. In verwijzing naar de wet van 27 juni 1921: Aansprakelijkheid (Art. 2bis, 14, 14bis, 15): Leden en bestuurders zijn niet persoonlijk aansprakelijk voor de verbintenissen van de vzw, tenzij er fouten of nalatigheid zijn.

5. Diversen 

Artikel 29 – De voertaal binnen de vereniging is het Engels.

Alle officiële documenten worden evenwel opgesteld in het Nederlands en het Frans.

Artikel 30 – De vereniging zal onder meer worden gefinancierd door subsidies, toelagen, giften, bijdragen, schenkingen, legaten en andere voorzieningen in laatste wilsbeschikkingen en testamenten, gegeven zowel om de algemene doeleinden van de vereniging te ondersteunen als ter ondersteuning van een specifiek project. Daarnaast kan de vereniging fondsen verwerven op elke andere wijze die niet in strijd is met de wet.

Artikel 31 – Bij ontbinding van de vereniging wijst de algemene vergadering één of meerdere vereffenaars aan, bepaalt hun bevoegdheden, en geeft het netto-actief van het maatschappelijk bezit aan een gelijkaardige vereniging met belangeloze doelstelling, die zij zal aanduiden in de ontbindings-beslissing.

Artikel 32 – Voor al wat niet voorzien is in deze statuten wordt verwezen naar de wet van 27 juni 1921 of naar de toepasselijke wettelijke bepalingen.

Belgian Anesthesia Trainees (BAT) ASBL

1. Dénomination, objectif, siège social 

Article 1 – L'association porte le nom « Belgian Anesthesia Trainees » ASBL, abrégé B.A.T., et est constituée pour une durée indéterminée. 

Article 2 – Le siège social de l'association est établi à l'adresse de domicile du président en fonction. L'adresse du siège social est publiée sur le site officiel de l'association et mise à jour à chaque changement de présidence. Ce changement ne nécessite pas de modification des statuts, à condition que le siège reste situé sur le territoire belge. 

Article 3 – L'association a pour objectif de soutenir les médecins spécialistes en formation en anesthésie-réanimation dans le cadre d’un plan de stage approuvé en Belgique, en :

• assurant un accompagnement optimal durant leur formation,

• offrant un point de contact central,

• garantissant une formation de qualité et en veillant à son maintien,

• les représentant auprès des différentes associations pertinentes, tant au niveau national qu’international,

• leur proposant une formation complémentaire, principalement via un congrès scientifique,

• facilitant les échanges entre eux, les maîtres de stage et les universités afin de promouvoir les idées, les lieux de stage et la recherche scientifique. 

Pour atteindre cet objectif social, un texte de vision sera rédigé et diffusé, et mis à jour si nécessaire, de préférence chaque année. En outre, l'association peut exercer toutes les activités contribuant à la réalisation de ces objectifs, y compris des activités lucratives dans les limites légales, dont les revenus seront entièrement consacrés aux objectifs non lucratifs.

2. Membres

Article 4. L'association se compose de membres titulaires et de membres admis. Le nombre de membres est illimité. Seuls les membres titulaires ont le droit de vote à l'assemblée générale. Les membres admis peuvent assister à l'assemblée générale, mais n'ont pas le droit de vote.

Article 5 – Membres effectifs

Les membres effectifs doivent remplir les conditions suivantes :

1. Être titulaire d’un diplôme de médecine, être inscrit à l’Ordre des médecins et être autorisé à exercer la médecine ;

2. Être en formation de spécialiste en anesthésie-réanimation dans le cadre d’un internat reconnu ;

3. Être reconnu spécialiste en anesthésie-réanimation depuis deux ans maximum.

Article 6 – Membres associés

Peuvent être admis comme membres associés :

1. les étudiants en médecine en troisième master ayant manifesté leur intérêt pour l’anesthésie auprès du secrétaire de l’association ;
   
   

2. les médecins en formation dans une autre spécialité médicale (par exemple médecine d’urgence, cardiologie, soins intensifs, médecine de la douleur, médecine palliative ou toute autre spécialité apparentée).

Article 7 – Adhésion

Toute personne remplissant les conditions ci-dessus peut adhérer volontairement aux Belgian Anesthesia Trainees (B.A.T.) en fournissant son adresse e-mail via le formulaire d'inscription disponible sur le site web officiel ou via le QR code disponible. Dès l'adhésion, une adresse e-mail lui sera fournie pour l'envoi de toutes les communications. Cette adresse reste valable jusqu'à ce que le membre fournisse une nouvelle adresse e-mail au secrétaire de l'association.

Conformément au RGPD, le membre accepte expressément l'utilisation de cette adresse e-mail pour toutes les communications relatives à l'association. Il accepte également que cette adresse e-mail soit communiquée à des tiers si cela est utile à la défense des intérêts des membres.

Article 8 – Cotisation

Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l'assemblée générale. La cotisation maximale est fixée à 250 € et la cotisation minimale à 0 €.

Article 9 – Fin de l'adhésion

Un membre peut démissionner de l'association à tout moment. Sa démission sera communiquée par écrit, par courriel, au secrétaire de l'association. Si, au moment de la démission, les cotisations de l'exercice en cours sont encore impayées, le membre reste tenu de les payer.

Article 10 – La perte des conditions d'adhésion entraîne automatiquement la perte de la qualité de membre.

Les membres qui ne paient pas leurs cotisations sont automatiquement considérés comme démissionnaires.

Article 11 – Tout membre qui contrevient aux statuts, au règlement intérieur ou aux objectifs de l'association peut être radié.

Une proposition d'exclusion peut être soumise par le conseil d'administration ou à la demande d'au moins un cinquième des membres effectifs.

La proposition ou la demande d'exclusion doit être communiquée par écrit au président au moins sept jours calendaires avant la prochaine réunion. À défaut de respect de ce délai, la proposition sera examinée lors de la réunion suivante.

La décision d'exclusion sera prise lors d'une réunion extraordinaire à laquelle au moins les deux tiers des membres de l'organe directeur en exercice seront présents ou légalement représentés. L'exclusion requiert la majorité des deux tiers des voix des membres du conseil d'administration présents ou représentés.

3. Assemblée générale

Article 12 – L'assemblée générale se compose de tous les membres effectifs, qui disposent du droit de vote. Les membres associés peuvent assister à l'assemblée générale, mais n'ont pas le droit de vote.

L'assemblée générale dispose des pouvoirs expressément conférés par les dispositions légales ou réglementaires applicables :

Modification des statuts ;

Nomination et révocation des administrateurs ;

Nomination et révocation des membres effectifs ;

Nomination et révocation des membres associés ;

Quitus aux administrateurs et aux commissaires aux comptes ;

Approbation du budget et des comptes ;

Dissolution de l'association ;

Transformation de l'association en société à finalité sociale ;

Article 13 – L'assemblée générale statutaire se tient chaque année sur convocation du président ou, en cas d'empêchement de celui-ci, sur convocation du vice-président ou du secrétaire. La convocation, envoyée au moins 15 jours calendaires avant l'assemblée générale, précise la date et le lieu de la réunion. Elle est envoyée par courrier électronique et via un canal de communication électronique commun pour la messagerie directe, que l'association utilise habituellement pour communiquer avec ses membres.

Article 14 – Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment, soit à l'initiative du conseil d'administration, soit à la demande d'un cinquième des membres à jour de leur cotisation. Dans ce cas, l'assemblée générale extraordinaire doit être convoquée dans les six semaines suivant le dépôt d'une demande valable.

Article 15 – L'assemblée est présidée par le président ou, en leur absence, par le vice-président, le secrétaire ou le membre le plus âgé du conseil d'administration présent.

Article 16 – L'assemblée est valablement constituée si les deux tiers au moins des membres de l'organe directeur sont présents ou valablement représentés. À défaut de ce quorum, une nouvelle assemblée générale sera convoquée avec le même ordre du jour. Cette nouvelle assemblée générale ne pourra se réunir qu'après un délai de 15 jours calendaires. La convocation à cette nouvelle assemblée générale doit être envoyée dans les deux jours calendaires suivant la première assemblée générale. Cette assemblée générale peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées. Les dispositions légales applicables aux associations sans but lucratif s'appliquent à la modification des statuts, à l'exclusion d'un membre et à la dissolution de l'association.

Article 17 – Chaque membre effectif peut se faire représenter à l'assemblée générale par un autre membre effectif muni d'une procuration écrite. Chaque membre ne peut détenir que deux procurations. Article 18 – Les résolutions de l'assemblée générale, ainsi que le procès-verbal du conseil d'administration, sont consignés dans un procès-verbal mis à la disposition de tous les membres, au moins en ligne. Ce rapport est approuvé lors de la prochaine réunion.

4. Conseil d'administration

Article 19 – Le conseil d'administration est composé d'au moins six et d'au plus quatorze membres, élus par l'assemblée générale pour un mandat renouvelable de deux ans. Dans des cas exceptionnels, un mandat d'administrateur peut être accordé pour un an si cela est souhaitable pour des raisons organisationnelles ou pratiques.

Si un seul candidat se présente à un poste spécifique du conseil, il est réputé élu sans vote. Si plusieurs candidats se présentent au même poste au sein de l'organe directeur, l'élection se déroulera exclusivement par vote électronique, afin de garantir la plus large participation possible des membres. Cette disposition s'applique à tous les postes au sein de l'organe directeur.

La période de vote pour cette procédure électronique doit être d'au moins deux semaines. Les mesures nécessaires seront prises pour garantir l'anonymat du vote. Le président et le vice-président doivent de préférence appartenir à un groupe linguistique différent.

En cas de décès, de démission ou de révocation d'un administrateur, un remplaçant sera élu par la prochaine assemblée générale. Ce remplacement met fin au mandat de la personne qu'il remplace.

Un membre effectif peut briguer plusieurs postes, étant entendu qu'une fois élu à un poste, toutes les autres candidatures sont automatiquement annulées. Le conseil d'administration peut, dans la mesure nécessaire au bon fonctionnement de l'association, attribuer d'autres postes spécifiques au sein du conseil. Les membres qui n'occupent pas de poste spécifique sont considérés comme des conseillers.

Les postes de président, vice-président, secrétaire et trésorier sont non cumulables.

Les membres du conseil d'administration dont le mandat arrive à échéance peuvent se représenter.

Seuls les membres effectifs anesthésistes stagiaires peuvent briguer un poste au conseil d'administration. Si un membre du conseil d'administration est reconnu comme spécialiste en anesthésie-réanimation pendant son mandat, il peut toutefois conserver ce poste. Afin d’assurer une représentation équilibrée de toutes les universités belges au sein du conseil d’administration, celui-ci sera composé en visant à ne pas compter plus de deux membres par université où le résident a été admis en formation en anesthésie-réanimation, pour autant que le nombre de candidatures reçues le permette.

Le conseil d'administration doit compter au moins un membre de moins que le nombre de membres effectifs de l'association.

Le mandat d'administrateur est bénévole.

L'exercice financier de l'association s'étend du 1er octobre au 30 septembre de chaque année civile.

Chaque année, les postes vacants sont annoncés aux membres en août, afin d'organiser un vote lors de l'assemblée générale suivante en septembre, afin que le nouvel organe directeur puisse commencer ses travaux en octobre. L'appel à candidatures précise la date limite de soumission des candidatures au président ou au membre désigné du conseil d'administration.

Article 20 – Le conseil d'administration peut créer et attribuer des postes supplémentaires de manière ponctuelle. Ces postes sont listés dans le règlement intérieur. Ces postes ponctuels peuvent être attribués parmi les membres du conseil d'administration.

Le conseil d'administration peut également confier des missions spécifiques aux membres effectifs intéressés. Ceux-ci sont invités à assister à la réunion du conseil concernée pour rendre compte de leur mission. Ils n'ont toutefois pas de droit de vote au sein du conseil. Le conseil d'administration peut mettre fin à ces missions spécifiques à tout moment. Ces missions doivent être confirmées après chaque réunion ordinaire.

En général, le conseil d'administration peut également inviter toute personne jugée nécessaire ou utile au bon fonctionnement de l'association, de manière permanente ou ponctuelle.

Les noms et fonctions de tous les membres du conseil, ainsi que ceux des membres titulaires d'un mandat spécifique, sont indiqués sur le site web de l'association.

Article 21 – Description des rôles

Le président veille à l'application des statuts et du règlement général. Il préside les réunions et prend toutes les mesures nécessaires à l'exécution des décisions du conseil d'administration. Avec le secrétaire, il signe tous les actes, résolutions et rapports et représente l'association dans toutes ses relations avec les autorités publiques et les tiers.

Sauf si l'assemblée générale a désigné une autre personne à cet effet, il exécute toutes les décisions du conseil d'administration pour agir en justice, tant en demandant qu'en défendant.

Le vice-président assiste le président dans ses fonctions. Si nécessaire, il remplace le président, qui peut lui déléguer temporairement ses pouvoirs.

Le secrétaire est responsable du compte rendu de l'association. Il rédige les procès-verbaux du conseil d'administration et de l'assemblée générale. Il tient la liste des membres de l'association et soumet les demandes d'adhésion au conseil d'administration. Il est le conservateur des archives de l'association. L'association n'est engagée à l'égard des tiers que par la signature conjointe du président et du secrétaire. Ils peuvent toutefois toujours conférer expressément leur pouvoir à un autre membre du conseil d’administration.

Le trésorier est le dépositaire du patrimoine de l'association, dont il dresse et tient l'inventaire. Il est responsable du patrimoine financier de l'association et des titres qui lui sont confiés.

Il enregistre les cotisations et autres sommes dues ou à percevoir par l'association dans les comptes et délivre un reçu à cet effet.

Le trésorier est chargé d'établir les comptes annuels et de proposer le budget pour l'exercice suivant. Il est autorisé à signer le compte bancaire de l'association. Pour les paiements jusqu'à 1 000 €, sa signature suffit. Au-delà, les signatures du président ou du vice-président et du trésorier sont requises. Les instructions nécessaires seront transmises à la banque.

Le trésorier est tenu de présenter aux membres, lors de chaque assemblée générale, un rapport financier détaillé, faisant apparaître de manière transparente l'ensemble des recettes, des dépenses et du solde courant. Le président et le trésorier doivent avoir accès à tout moment à toutes les transactions bancaires et à tous les comptes de l'association afin de garantir la transparence et le contrôle financiers.

Le webmaster est responsable de la gestion, de la sécurité et de la mise à jour du site web officiel de l'association. Il veille à ce que toutes les informations soient correctes, à jour et accessibles aux membres et aux visiteurs. Il travaille en étroite collaboration avec le secrétaire et le conseil d'administration pour mettre en œuvre rapidement les modifications de contenu et résoudre les problèmes techniques.

Le responsable des médias sociaux gère les réseaux sociaux officiels de l'association et est responsable de la création, de la publication et du suivi du contenu qui accroît la visibilité et l'engagement du B.A.T. Il veille à l'identité visuelle et au ton de la communication et collabore avec le conseil d'administration pour diffuser efficacement les annonces, événements et actualités importants aux membres et au public cible.

Article 22 – Le conseil d'administration dispose de tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément attribués par la loi ou les statuts à un autre organe de l'association. Dans ces limites, le conseil d'administration peut également déléguer certains pouvoirs à des tiers. Le conseil d'administration est notamment chargé de l'embauche et du licenciement du personnel, de l'élaboration du règlement intérieur, de l'acceptation des dons, de la conclusion de prêts hypothécaires, de l'émission d'obligations et de l'engagement des actions en justice.

Article 23 – Le conseil d'administration peut déléguer la gestion journalière de l'association à l'un de ses membres ou à un tiers et déterminer leurs pouvoirs.

Article 24 – L'association est légalement représentée vis-à-vis des membres et des tiers par la signature conjointe de deux administrateurs mandatés.

Article 25 – Le conseil d'administration se réunit de préférence au moins quatre fois par an. Toutefois, il peut être convoqué chaque fois que l'intérêt de l'association l'exige, sur convocation du président, du vice-président ou du secrétaire. La convocation est envoyée par courrier électronique ordinaire ou par un canal de communication électronique commun de messagerie directe, que l'association utilise habituellement pour communiquer avec ses membres. Elle précise la date, le lieu et l'ordre du jour de la réunion du conseil. Sauf urgence justifiée, les convocations sont envoyées au moins huit jours avant la réunion du conseil. Le conseil d'administration peut recourir à tout moyen technique, tel que la téléconférence, pour organiser ses réunions. Au moins une de ces réunions doit se tenir chaque année sans recourir à ces moyens techniques.

Pour clarifier une question ou un dossier spécifique, d'autres membres ou non membres de l'association peuvent être invités à la réunion pour avis.

Article 26 – Le conseil d'administration ne peut prendre de décisions que si la moitié de ses membres sont présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés. Chaque membre du conseil peut se faire représenter par un autre membre du conseil par procuration. En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante. Une seule procuration peut être donnée.

Article 27 – Les décisions du conseil d'administration, ainsi que le procès-verbal de l'assemblée générale, sont consignés dans un procès-verbal écrit, mis en ligne à la disposition de tous les membres. Le projet de procès-verbal est approuvé lors de la réunion suivante. Ce rapport est approuvé lors de la réunion ordinaire suivante.

Article 28 – La responsabilité des administrateurs est régie par les dispositions légales applicables. Se référant à la loi du 27 juin 1921 : Responsabilité (art. 2bis, 14, 14bis, 15) : Les membres et les administrateurs ne sont pas personnellement responsables des obligations de l’association sans but lucratif, sauf faute ou négligence.

5. Divers

Article 29 – La langue de travail de l’association est l’anglais.

Toutefois, tous les documents officiels sont rédigés en néerlandais et en français.

Article 30 – L’association est financée, entre autres, par des subventions, des aides, des dons, des contributions, des donations, des legs et autres dispositions testamentaires, destinés à soutenir les objectifs généraux de l’association et un projet spécifique. En outre, l’association peut collecter des fonds par tout autre moyen non contraire à la loi. 

Article 31 – En cas de dissolution de l'association, l'assemblée générale nomme un ou plusieurs liquidateurs, détermine leurs pouvoirs et transfère l'actif net de l'association à une association similaire à but non lucratif, qu'elle désigne dans la décision de dissolution.

Article 32 – Pour tout ce qui n'est pas prévu par les présents statuts, il est fait référence à la loi du 27 juin 1921 ou aux dispositions légales applicables.

Belgian Anesthesia Trainees (B.A.T.)

1. Name, Purpose, Registered Office 

Article 1 – The association is named ‘Belgian Anesthesia Trainees’ ASBL, abbreviated B.A.T., and is established for an indefinite duration. 

Article 2 – The registered office of the association is located at the domicile address of the current acting president. The address of the registered office is published on the official website of the association and updated whenever a change in presidency occurs. This change does not require a modification of the statutes, provided the office remains within Belgian territory. 

Article 3 – The association aims to support medical specialists in training in anesthesiology-resuscitation within the framework of a training plan approved in Belgium by:

• providing optimal guidance during their training,

• offering a central point of contact,

• ensuring and safeguarding high-quality training,

• representing them within various relevant associations, both nationally and internationally,

• providing additional training, mainly through a scientific congress,

• facilitating contact among trainees, supervisors, and universities to promote exchange of ideas, training placements, and scientific research. 

To achieve this social objective, a vision statement will be drafted and distributed, and updated preferably annually if necessary. Additionally, the association may undertake any activities that contribute to the realization of these objectives, including profit-generating activities within the limits of the law, with all proceeds fully allocated to the non-profit objectives.

2. Members

Article 4. The association consists of full members and admitted members. The number of members is unlimited. Only full members have voting rights at the general meeting. Admitted members may attend the general meeting but do not have voting rights.

Article 5 – Effective Members
Effective members must meet the following conditions:

• Hold a legal medical degree, be registered with the Order of Physicians, and be authorized to practice medicine;

• Be in training as a specialist in anesthesia-resuscitation within the framework of a recognized internship program;

• Have been recognized as a specialist in anesthesia-resuscitation for a maximum of two years.

Article 6 – Associate Members

Adhering members are:

1. medical students in the third master year of medicine with an interest in anesthesiology;

2. medical doctors in specialist training in another discipline (for example emergency medicine, cardiology, intensive care, pain medicine, palliative medicine or any other related specialty).

Article 7 – Membership

All those who meet the above conditions can voluntarily join the Belgian Anesthesia Trainees (B.A.T.) as members by providing their email address via the registration form provided on the official website or via the available QR code. Upon commencement of membership, an email address will be provided to which all communications to the member can be validly sent. This email address remains valid until the member provides a new email address to the secretary of the association.

In accordance with the GDPR, the member expressly agrees to the use of this email address in all communications relating to the association. The member also accepts that this email address may be made available to third parties if this is useful for defending the interests of the members.

Article 8 – Membership Fee

The amount of the annual fee is determined by the general meeting. The maximum fee is set at €250 and the minimum at €0.

Article 9 – Termination of Membership

A member may resign from the association at any time. The resignation will be communicated in writing by email to the association secretary. If, at the time of resignation, membership dues for the current fiscal year are still outstanding, the member remains obligated to pay them.

Article 10 – The loss of the necessary conditions for membership automatically entails the loss of membership.

Members who fail to pay their membership dues are automatically considered to have resigned.

Article 11 – If a member acts contrary to the articles of association, the internal regulations, or the objectives of the association, their membership may be terminated.

A proposal for expulsion may be submitted by the board of directors or at the request of at least one-fifth of the full members.

The proposal or request for expulsion must be communicated in writing to the chairperson at least seven calendar days before the next meeting. If this deadline is not met, the proposal will be discussed at the next subsequent meeting.

The decision to expel will be taken at a special meeting at which at least two-thirds of the members of the current governing body are present or legally represented. Expulsion requires a two-thirds majority of the votes of the board members present or represented.

3. General Meeting

Article 12 – The general meeting consists of all full members, who have voting rights. Associate members may attend the general meeting but do not have voting rights.

The general meeting has the powers expressly granted by the applicable legal or statutory provisions:

• Amendment of the articles of association;

• Appointment and dismissal of directors;

• Appointment and dismissal of full members;

• Appointment and dismissal of associate members;

• Discharge of directors and auditors;

• Approval of the budget and accounts;

• Dissolution of the association;

• Conversion of the association into a company with a social purpose;

Article 13 – The statutory general meeting is held annually at the invitation of the chairperson or, if the chairperson is unable to attend, at the invitation of the vice-chairperson or the secretary. The invitation, sent at least 15 calendar days before the general meeting, specifies the date and location of the meeting. The invitation is sent by regular email and via a common electronic communication channel for direct messaging, which the association normally uses to communicate with its members.

Article 14 – An extraordinary general meeting may be convened at any time, either at the initiative of the board of directors or at the request of one-fifth of the members who are in good standing with their membership fees. In this case, the extraordinary general meeting must be convened within six weeks of the submission of a valid request.

Article 15 – The meeting is chaired by the chairperson or, in their absence, by the vice-chairperson, the secretary, or the oldest member of the board of directors present.

Article 16 – The meeting is validly constituted if at least two-thirds of the members of the governing body are present or validly represented by proxy. If this quorum is not reached, a new general meeting will be convened with the same agenda. This new general meeting can only take place after 15 calendar days. The notice for this new general meeting must be sent within two calendar days following the first general meeting. This general meeting can validly decide regardless of the number of members present or represented.

Decisions are made by a simple majority of the votes present or represented. The legal provisions applicable to non-profit organizations apply to amendments to the articles of association, the exclusion of a member, and the dissolution of the association.

Article 17 – Each effective member may be represented at the general meeting by another effective member by written proxy. Each member may only hold two proxies. Article 18 – The resolutions of the general meeting, together with the minutes of the board of directors, are recorded in a report, which is made available to all members, at least online. This report is approved at the next meeting.

4. Board of Directors

Article 19 – The board of directors is composed of a minimum of six and a maximum of fourteen members, elected by the general meeting for a renewable term of two years. In exceptional cases, a directorship may be granted for 

a one-year term if this is organizationally desirable or practically appropriate.

If only one candidate applies for a specific board position, this candidate is deemed elected without the need for a vote. If multiple candidates apply for the same position within the governing body, the election for this position will be conducted exclusively via an electronic voting procedure, in order to ensure the widest possible participation of members. This provision applies to every position within the governing body.

The voting period for this electronic procedure must be at least two weeks. The necessary measures will be taken to ensure the anonymity of the vote. The chairperson and vice-chairperson should preferably be of a different language group.

In the event of the death, resignation, or dismissal of a director, a replacement will be elected by the next general meeting. The replacement terminates the mandate of the person he replaces.

A full member may run for multiple positions, provided that once elected to one position, all other nominations are automatically cancelled. The board of directors may, to the extent required for the proper functioning of the association, assign other specific positions within the board. Members who do not hold a specific position are considered advisors.

The positions of chair, vice-chair, secretary, and treasurer cannot be combined.

Members of the board of directors whose term expires may stand for re-election.

Only full members who are trainee anesthesiologists may run for a position on the board of directors. If a member of the board of directors is recognized as a specialist in anesthesia resuscitation during their term, they may, however, continue to hold that position. To ensure balanced representation of all Belgian universities on the Board of Directors, the Board will be composed with the aim of having no more than two members per university where the resident is accepted for anaesthesia-resuscitation training, subject to the number of applications received.

The Board of Directors must have at least one fewer member than the number of effective members of the association.

The directorship is unpaid.

The association's financial year runs from October 1st to September 30th of each calendar year.

Each year, vacancies are announced to members in August, with the aim of holding a vote at the following general meeting in September, so that the new governing body can begin its work in October. The call for applications specifies the deadline by which applications must be submitted to the chairperson or the designated member of the board of directors.

Article 20 – The board of directors may create and assign additional positions on an ad hoc basis. These positions are listed in the internal regulations. These ad hoc positions can be assigned among the members of the board of directors.

The board of directors may also entrust specific assignments to interested effective members. They are invited to attend the relevant board meeting to report on their assignment. However, they do not have voting rights within the board. The board of directors may terminate these specific assignments at any time. These specific assignments must be confirmed after each ordinary meeting.

In general, the board of directors may also invite anyone deemed necessary or useful for the proper functioning of the association, either permanently or on a one-off basis.

The names and positions of all board members, as well as the names of members holding a specific mandate, are listed on the association's website.

Article 21 – Description of the Roles

The chairperson oversees and ensures the implementation of the Articles of Association and any general regulations. He chairs the meetings and takes all necessary steps to implement the decisions of the board of directors. Together with the secretary, he signs all deeds, resolutions, and reports and represents the association in all its dealings with public officials and third parties.

Except in cases where the general meeting has appointed another person for this purpose, he carries out every decision taken by the board of directors to act in legal proceedings, either as plaintiff or defendant.

The vice-chairperson assists the chairperson in his duties. If necessary, he replaces the chairperson, who may temporarily delegate his powers to him.

The secretary is responsible for the association's reporting. He prepares the minutes of the board of directors and the general meeting. He maintains the list of the association's members and submits applications for membership to the board of directors. He is the association's archive keeper. The association is only bound by the joint signature of the chairman and secretary with respect to third parties. However, they can always expressly grant their authority to another member of the board of directors.

The treasurer is the custodian of the association's assets, for which he draws up and maintains the inventory. He is responsible for the association's financial assets and the securities entrusted to him.

He records the receipt of membership fees and other amounts due to or to be collected by the association in the accounts and issues a receipt for this.

The treasurer is responsible for preparing the annual accounts and proposing the budget for the following fiscal year. The treasurer is authorized to sign the association's bank account. For payments up to €1,000, the treasurer's signature is sufficient. Above this amount, the signatures of both the chairperson or vice-chairperson and the treasurer are required. The necessary instructions will be given to the bank.

The treasurer is required to present a detailed financial report to the members at each general meeting, transparently showing all income, expenditures, and the current balance. Both the chairman and the treasurer must have access to all bank transactions and accounts of the association at all times, to ensure financial transparency and control.

The webmaster is responsible for the management, security, and updating of the association's official website. They ensure that all information is correct, up-to-date, and accessible to members and visitors. The webmaster works closely with the secretary and the board to implement content changes promptly and resolve technical issues quickly.

The social media manager manages the association's official social media channels and is responsible for creating, publishing, and monitoring content that increases the visibility and engagement of the B.A.T. They maintain the corporate identity and tone of communication and collaborate with the board to effectively disseminate important announcements, events, and news to members and the wider target audience.

Article 22 – The board of directors has all powers not expressly granted by law or the articles of association to another body of the association. Within these limits, the board of directors may also delegate certain powers to third parties. The Board of Directors is responsible for, among other things, hiring and dismissing personnel, drawing up the necessary internal regulations, accepting donations, entering into mortgage loans, issuing bonds, and instituting legal proceedings.

For important decisions, a two-thirds majority within the Board of Directors is required, and such decisions shall always be taken in consultation with both the President and the Treasurer.

Article 23 – The board of directors may delegate the daily management of the association to one of its members or to a third party and determine their powers.

Article 24 – The association is legally represented to members and third parties by the joint signature of two mandated directors.

Article 25 – The board of directors shall meet preferably at least four times a year. However, the board may be convened whenever the interests of the association so require, at the invitation of the chairperson, vice-chairperson, or secretary. The invitation shall be sent by regular email or via a common electronic communication channel for direct messaging, which the association normally uses to communicate with its board members. It shall specify the date, location, and agenda of the board meeting. Unless there is a demonstrated urgency, invitations shall be sent at least eight days before the board meeting. The board of directors may use any technical means, such as teleconferencing, to organize its meetings. At least one of these meetings must be held annually without using these technical means.

To clarify a specific issue or dossier, other members or non-members of the association may be invited to the meeting for advice.

Article 26 – The board of directors may only make decisions if half of the board members are present or represented. Decisions are made by a two-thirds majority of the board members present or represented. Each board member may be represented by another board member by proxy. In the event of a tie, the chairperson's vote is decisive. Only one proxy may be held.

Article 27 – The decisions of the board of directors, together with the minutes of the general meeting, are recorded in written minutes, which are made available online to all members. Draft minutes are approved at the next meeting. This report is approved at the next ordinary meeting.

Article 28 – The liability of the directors is governed by the applicable legal provisions. Referring to the law of June 27, 1921: Liability (Art. 2bis, 14, 14bis, 15): Members and directors are not personally liable for the obligations of the non-profit organization, unless there is fault or negligence.

5. Miscellaneous

Article 29 – The working language of the association is English.

However, all official documents are drawn up in Dutch and French.

Article 30 – The association will be financed, among other things, by subsidies, grants, gifts, contributions, donations, legacies, and other provisions in last wills and testaments, made both to support the general purposes of the association and to support a specific project. In addition, the association may raise funds in any other way that is not contrary to the law. Article 31 – Upon dissolution of the association, the general meeting shall appoint one or more liquidators, determine their powers, and transfer the net assets of the association to a similar association with a non-profit purpose, which it shall designate in the dissolution decision.

Article 32 – For all matters not provided for in these articles of association, reference is made to the Law of 27 June 1921 or to the applicable legal provisions.